Zapier ist der einfachste Einstieg mit der größten App-Auswahl, wird bei hohem Volumen aber teuer und speichert Daten in den USA. Make bietet visuelle Szenarien mit viel Logik zu niedrigen Preisen pro Operation und eine wählbare EU-Region. n8n gibt Ihnen die meiste Kontrolle, rechnet pro Workflow-Ausführung ab und lässt sich selbst hosten, verlangt dafür mehr technisches Verständnis.
Die drei Tools in Kürze
Zapier
Zapier verbindet Apps über sogenannte Zaps: Ein Trigger löst eine oder mehrere Aktionen aus. Die Einrichtung ist geführt und auch für Teams ohne technische Vorkenntnisse gut machbar. Laut Anbieter stehen über 9.000 Apps zur Verfügung. Abgerechnet wird in Tasks, also pro erfolgreich ausgeführter Aktion. Trigger und eingebaute Hilfswerkzeuge wie Filter oder Formatter zählen laut Preisseite nicht mit.
Make
Make, früher Integromat, arbeitet mit Szenarien auf einer visuellen Arbeitsfläche. Router, Iteratoren und Aggregatoren erlauben verzweigte Abläufe und die Verarbeitung ganzer Listen. Laut Anbieter gibt es über 3.500 fertige Apps. Seit 2025 rechnet Make in Credits ab, für normale Module gilt eine Operation gleich ein Credit, KI-Module können mehr verbrauchen.
n8n
n8n kombiniert einen visuellen Editor mit der Möglichkeit, an jeder Stelle JavaScript oder Python einzufügen. Es läuft als Cloud-Dienst oder selbst gehostet auf eigenem Server. Abgerechnet wird pro Workflow-Ausführung, egal wie viele Schritte ein Workflow hat. Wie Sie n8n auf eigenem Server betreiben, zeigt die Anleitung n8n self-hosted.
Vergleichstabelle
| Kriterium | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Abrechnungseinheit | Workflow-Ausführung, unabhängig von der Schrittzahl | Credits, meist ein Credit pro Modul-Operation | Tasks, jede erfolgreich ausgeführte Aktion |
| Kostenloser Einstieg | Community Edition self-hosted kostenlos | Free-Tarif mit 1.000 Credits pro Monat | Free-Tarif mit 100 Tasks pro Monat, nur zweistufige Zaps |
| Einstiegstarif Cloud | ab ca. 20 Euro pro Monat, 2.500 Ausführungen | ab ca. 9 US-Dollar pro Monat, 10.000 Credits | ab ca. 20 US-Dollar pro Monat, 750 Tasks |
| Self-Hosting | Ja | Nein | Nein |
| Datenhaltung | Cloud in Frankfurt, self-hosted beim eigenen Hoster | EU oder USA, bei Anlage der Organisation wählbar | USA, EU-Datenresidenz nicht standardmäßig |
| Lizenz | Sustainable Use License, Quellcode öffentlich | Proprietär | Proprietär |
| Komplexität | Hoch, technisches Verständnis hilfreich | Mittel, visuelle Logik mit Routern | Niedrig, geführte Einrichtung |
| KI-Funktionen | KI-Agenten, KI-Nodes, MCP | Make AI Agents, KI-Assistent, MCP-Server | Agents, Copilot, Chatbots, MCP |
| Integrationen laut Anbieter | über 2.000 | über 3.500 Apps | über 9.000 Apps |
| Eigener Code | JavaScript und Python im Code-Node | Über eigene Apps und Funktionen | Code-Schritte in JavaScript und Python |
Alle Preise beziehen sich auf jährliche Zahlung und den Stand Oktober 2026 laut den Preisseiten der Anbieter. Bei monatlicher Zahlung liegen sie höher. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor der Entscheidung direkt bei n8n, Make und Zapier.
Wann welches Tool?
Zapier passt, wenn
- Ihr Team ohne technische Unterstützung schnell erste Automationen bauen soll,
- Sie Nischen-Apps verbinden müssen, für die es nur bei Zapier eine fertige Integration gibt,
- das Volumen überschaubar bleibt, etwa einige hundert bis wenige tausend Aktionen pro Monat.
Typische Beispiele sind Formularanfragen, die ins CRM und als Nachricht in den Team-Chat laufen, oder neue Termine, die eine Aufgabe auslösen.
Make passt, wenn
- Ihre Abläufe Verzweigungen, Schleifen und Datenumwandlungen enthalten,
- Sie Daten in der EU halten möchten, aber keinen eigenen Server betreiben wollen,
- ein günstiger Preis pro Operation wichtig ist und das Team sich in eine visuelle Logik einarbeiten kann.
Make eignet sich gut für Marketing-Abläufe wie Lead-Routing nach Herkunft, Synchronisation zwischen Werbeplattformen und CRM oder die Aufbereitung von Listen.
n8n passt, wenn
- Workflows viele Schritte haben und häufig laufen, sodass die Abrechnung pro Ausführung Kosten spart,
- Sie Daten auf eigenem Server halten oder interne Systeme ohne Umweg über eine fremde Cloud anbinden wollen,
- jemand im Team API-Aufrufe, JSON und gelegentlich Code beherrscht,
- KI-Agenten und eigene Logik eng mit Ihren Systemen verzahnt werden sollen.
Ein Beispiel ist die automatische Anreicherung von Leadlisten mit Scraping, Verifizierung und CRM-Übergabe, wie sie der n8n-Workflow zur Leadliste zeigt, kombiniert mit Datenquellen aus der Apify-Anleitung.
Kombinationen sind möglich
Die Entscheidung muss nicht exklusiv sein. Manche Teams lassen einfache Abläufe der Fachabteilungen in Zapier oder Make laufen und betreiben datenintensive oder sensible Workflows in einer eigenen n8n-Instanz. Das funktioniert, solange klar dokumentiert ist, welche Automation wo läuft und wer sie verantwortet. Ohne diese Übersicht entstehen schnell doppelte Abläufe, die sich gegenseitig Daten im CRM überschreiben.
Zusammenspiel mit CRM und Vertriebstools
Alle drei Tools bringen fertige Verbindungen zu verbreiteten CRM-Systemen wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce mit. Die Unterschiede zeigen sich im Detail: wie viele Operationen eine Integration abdeckt, ob sich Datensätze in einem Schritt suchen und aktualisieren lassen und wie gut eigene Felder erreichbar sind. Fehlt eine Operation, rufen Sie bei n8n und Make die API des CRM über einen generischen HTTP-Baustein auf, bei Zapier über Webhooks oder Code-Schritte. Prüfen Sie vor der Entscheidung für Ihre drei wichtigsten Abläufe, ob alle benötigten Operationen vorhanden sind. Wählen Sie im Zweifel zuerst das CRM und danach das Automatisierungstool. Eine Entscheidungshilfe für das CRM bietet der Vergleich Pipedrive vs. HubSpot.
Kostenbeispiel
Das folgende Beispiel dient nur der Orientierung. Angenommen wird ein Workflow, der bei jeder neuen Formularanfrage startet und vier Aktionen ausführt: Daten anreichern, Firma im CRM anlegen, Aufgabe erstellen, Nachricht an das Team senden. Er läuft 2.000-mal im Monat.
| Tool | Verbrauch im Beispiel | Passender Tarif bei jährlicher Zahlung, Stand Oktober 2026 |
|---|---|---|
| n8n Cloud | 2.000 Ausführungen | Starter mit 2.500 Ausführungen, ab ca. 20 Euro pro Monat |
| n8n self-hosted | Keine Begrenzung durch die Community Edition | Kleiner Server plus eigene Wartungszeit |
| Make | Rund 10.000 Credits, wenn jedes der fünf Module einschließlich Trigger einen Credit verbraucht | Core mit 10.000 Credits, ab ca. 9 US-Dollar pro Monat, knapp bemessen |
| Zapier | 8.000 Tasks, der Trigger zählt nicht | Professional mit 10.000 Tasks, ca. 129 US-Dollar pro Monat |
Die Rechnung ist bewusst vereinfacht. In der Praxis kommen Fehlerläufe, Wiederholungen, KI-Schritte mit höherem Verbrauch, Polling-Trigger und Puffer für Lastspitzen hinzu. Self-Hosting spart Lizenzkosten, kostet aber Zeit für Updates, Backups und Fehlersuche. Das Beispiel zeigt vor allem die Mechanik: Je mehr Schritte ein Workflow hat, desto stärker wirkt sich die Abrechnungseinheit aus.
Datenschutz und EU-Hosting
Für Vertrieb und Marketing laufen fast immer personenbezogene Daten durch die Automationen, etwa Namen und E-Mail-Adressen aus Formularen. Damit wird die Frage nach dem Speicherort relevant.
- n8n: Selbst gehostet bleiben die Daten auf Ihrem Server, etwa bei einem Hoster in der EU. Die n8n Cloud speichert Daten laut Preisseite auf Servern in Frankfurt. Die Anforderungen an einen eigenen Betrieb beschreibt die n8n-Dokumentation zum Hosting.
- Make: Bei der Anlage einer Organisation wählen Sie, ob Daten in der EU oder in den USA gespeichert und verarbeitet werden. Laut Make-Hilfe lässt sich die Region nachträglich nicht ändern.
- Zapier: Daten liegen in den USA, eine EU-Datenresidenz ist standardmäßig nicht vorgesehen. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Details stehen in der Datenschutzübersicht von Zapier.
Unabhängig vom Tool gilt: Jede angebundene App, etwa CRM, E-Mail-Dienst oder KI-Anbieter, ist ein eigener Dienstleister mit eigenem Vertrag. Ausführungsprotokolle enthalten oft vollständige Datensätze. Begrenzen Sie deshalb die Aufbewahrungsdauer und den Zugriff auf diese Protokolle.
Migration zwischen den Tools
Ein Wechsel lohnt sich meist dann, wenn die Kosten mit dem Volumen stark steigen oder Datenschutzanforderungen ein anderes Hosting verlangen. Ein automatischer Import zwischen den Plattformen ist nicht vorgesehen, planen Sie den Umzug deshalb in Schritten:
- Inventar erstellen. Listen Sie alle Automationen mit Trigger, beteiligten Apps, Volumen und verantwortlicher Person auf.
- Priorisieren. Ziehen Sie zuerst die Abläufe um, die am meisten kosten oder geschäftskritisch sind, und entfernen Sie dabei, was niemand mehr braucht.
- Logik übersetzen. Verzweigungen, Filter und Formatierungen haben in jedem Tool eigene Bausteine. Bauen Sie die Abläufe neu auf, statt sie eins zu eins abzubilden.
- Zugänge und Webhooks umstellen. Legen Sie Zugangsdaten im neuen Tool an und ändern Sie Webhook-Adressen in Formularen und Quellsystemen.
- Parallel testen. Lassen Sie alte und neue Automation kurz mit Testdaten nebeneinander laufen und vergleichen Sie die Ergebnisse, ohne doppelte Einträge im CRM zu erzeugen.
- Abschalten und beobachten. Deaktivieren Sie die alte Automation erst, wenn die neue stabil läuft, und richten Sie Fehlerbenachrichtigungen ein.
Prüfen Sie beim Umzug auch die Datenqualität. Damit Workflows die Herkunft von Leads sauber ins CRM schreiben, sollten Kampagnenlinks einheitliche Parameter tragen, etwa erstellt mit dem UTM-Builder.
Fazit
Es gibt keinen Sieger für alle Fälle. Zapier gewinnt bei Einfachheit und App-Auswahl, Make bei visueller Logik zum günstigen Preis mit EU-Region, n8n bei Kontrolle, Self-Hosting und Kosten für komplexe, häufig laufende Workflows. Viele Vertriebsteams starten mit Zapier oder Make und wechseln zu n8n, sobald Volumen oder Datenschutzanforderungen steigen. Wie KI-Funktionen dabei sinnvoll zum Einsatz kommen, zeigt der Ratgeber KI im Vertrieb. Den Überblick über das Zusammenspiel von CRM und Automatisierung bietet die Seite Marketing Automation und CRM.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen n8n, Make und Zapier?
Zapier ist am einfachsten einzurichten und bietet die meisten fertigen App-Verbindungen. Make arbeitet mit visuellen Szenarien und eignet sich für Abläufe mit viel Logik zu günstigen Preisen pro Operation. n8n lässt sich selbst hosten, rechnet pro Workflow-Ausführung ab und bietet die meiste Kontrolle, verlangt aber mehr technisches Verständnis.
Welches Tool ist am günstigsten?
Das hängt vom Workflow ab. Zapier berechnet jede ausgeführte Aktion, Make jede Modul-Operation und n8n jede Workflow-Ausführung unabhängig von der Zahl der Schritte. Bei langen Workflows mit vielen Durchläufen ist n8n meist am günstigsten, self-hosted fallen vor allem Server- und Wartungskosten an. Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Volumen nach, da sich Preise ändern.
Kann ich Zapier datenschutzkonform nutzen?
Grundsätzlich ja, aber mit Prüfaufwand. Zapier speichert Daten in den USA und bietet standardmäßig keine EU-Datenresidenz an. Das Unternehmen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer Daten in der EU halten möchte, wählt bei Make die EU-Region oder betreibt n8n selbst.
Ist n8n Open Source?
Nicht im engeren Sinne. Der Quellcode ist öffentlich, n8n steht aber unter der eigenen Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke und für private oder nicht kommerzielle Zwecke. Einige Enterprise-Funktionen erfordern eine kostenpflichtige Lizenz.
Kann ich von Zapier zu n8n oder Make wechseln?
Ja, allerdings ohne automatischen Import. Sie inventarisieren Ihre bestehenden Automationen, bauen sie im neuen Tool nach, legen Zugangsdaten neu an und passen Webhook-Adressen in den Quellsystemen an. Ein kurzer Parallelbetrieb mit Testdaten verhindert doppelte Einträge und Ausfälle.
