n8n-Workflow – Leadliste automatisch anreichern

Ein n8n-Workflow kann eine Leadliste vollständig automatisch aufbauen und anreichern: Er nimmt Suchbegriff und Region entgegen, startet einen Apify-Scraper, bereinigt die Ergebnisse, liest E-Mail-Adressen aus dem Impressum, prüft sie per API und schreibt geprüfte Firmen ins CRM. Diese Anleitung erklärt jeden Node mit Konfiguration und Beispiel-Expressions. Voraussetzung sind eine laufende n8n-Instanz, ein Apify-Konto, ein API-Schlüssel für die E-Mail-Verifizierung und Zugriff auf HubSpot oder Pipedrive.

Der Workflow im Überblick

Nr.	Node	Aufgabe
1	Webhook oder Google Sheets	Startet den Lauf mit Suchbegriff und Ort
2	HTTP Request (Apify)	Führt den Google Maps Scraper aus und liefert die Orte
3	Filter	Entfernt geschlossene Betriebe und Einträge ohne Website
4	Edit Fields	Vereinheitlicht Felder und extrahiert die Domain
5	Remove Duplicates	Entfernt Dubletten im Lauf und aus früheren Läufen
6	HTTP Request (Impressum)	Lädt die Impressumsseite der Firma
7	Code	Extrahiert E-Mail-Adressen aus dem HTML
8	HTTP Request (Verifizierung)	Prüft die Zustellbarkeit der Adresse
9	Switch	Verzweigt nach Prüfstatus
10	HubSpot oder Pipedrive	Sucht die Firma und legt sie an oder aktualisiert sie
11	Error Trigger	Meldet Fehler in einem separaten Workflow

Wenn Sie n8n noch nicht betreiben, beginnen Sie mit der Anleitung n8n self-hosted. Grundlagen zu Apify und zum Scraper liefern die Apify-Anleitung und der Ratgeber zum Google Maps Scraper.

Node 1 – Trigger

Für den Start gibt es zwei praxistaugliche Varianten. Mit dem Google Sheets Trigger reagiert der Workflow auf neue Zeilen in einer Planungstabelle mit den Spalten Suchbegriff, Ort und Max. Mit dem Webhook-Node starten Sie Läufe aus anderen Systemen per POST-Anfrage. Ein passender Request-Body sieht so aus:

{
  "suchbegriff": "Metallbau",
  "ort": "Reutlingen, Deutschland",
  "max": 30
}

Im Webhook-Node landen die Werte unter body. Damit alle folgenden Nodes einheitlich arbeiten, normalisieren Sie sie direkt mit einem Edit-Fields-Node auf suchbegriff, ort und max. Damit Trigger automatisch reagieren, muss der Workflow veröffentlicht sein, in älteren n8n-Versionen heißt dieser Schritt Aktivieren.

Node 2 – Apify-Lauf starten und Ergebnisse holen

Der einfachste Weg ist ein HTTP-Request-Node mit dem synchronen Endpunkt, der den Lauf startet und die Ergebnisse direkt zurückgibt:

• Methode: POST
• URL: https://api.apify.com/v2/acts/compass~crawler-google-places/run-sync-get-dataset-items?clean=true
• Authentifizierung: Generic Credential vom Typ Header Auth mit dem Header Authorization und dem Wert Bearer plus Ihrem Apify-Token
• Body: JSON, als Expression

{
  "searchStringsArray": ["{{ $json.suchbegriff }}"],
  "locationQuery": "{{ $json.ort }}",
  "maxCrawledPlacesPerSearch": {{ $json.max || 30 }},
  "language": "de",
  "scrapeReviewsPersonalData": false
}

Laut Apify-Dokumentation bricht der synchrone Endpunkt nach 300 Sekunden ab. Erhöhen Sie in den Node-Optionen den Timeout entsprechend und halten Sie die Trefferzahl pro Lauf klein. Für große Läufe nutzen Sie den Apify-Community-Node mit den Operationen zum Starten eines Actors und zum Abruf des Datasets oder lassen einen zweiten Workflow über den Apify-Trigger starten, sobald der Run beendet ist. Die Einrichtung beschreibt die Apify-Dokumentation zu n8n.

Node 3 – Filter

Der Filter-Node lässt nur verwertbare Einträge durch. Zwei Bedingungen genügen: {{ $json.permanentlyClosed }} ist nicht true, und {{ $json.website }} ist nicht leer. Wenn Sie Einträge ohne Website für die telefonische Recherche sammeln möchten, nutzen Sie statt des Filters einen If-Node und schreiben dessen False-Ausgang in eine eigene Tabelle.

Node 4 – Edit Fields

Der Edit-Fields-Node, früher Set genannt, bringt die Daten in Ihr eigenes Schema. Legen Sie diese Felder an:

firma     {{ $json.title }}
kategorie {{ $json.categoryName }}
telefon   {{ $json.phoneUnformatted || $json.phone }}
website   {{ $json.website }}
domain    {{ $json.website.replace(/^https?:\/\//, '').replace(/^www\./, '').split('/')[0].toLowerCase() }}
plz       {{ $json.postalCode }}
ort       {{ $json.city }}
place_id  {{ $json.placeId }}

Die Domain ist der wichtigste Schlüssel für den Dublettencheck im CRM und für die Anreicherung.

Node 5 – Remove Duplicates

Setzen Sie den Node zweimal hintereinander ein. Der erste nutzt die Operation Remove Items Repeated Within Current Input mit dem Vergleich auf das Feld domain. So bleibt bei Firmen mit mehreren Standorten nur ein Eintrag übrig. Der zweite nutzt Remove Items Processed in Previous Executions mit Value Is New und dem Wert {{ $json.place_id }}. Damit verarbeitet der Workflow keine Orte, die bereits in früheren Läufen angereichert wurden. Details stehen in der n8n-Dokumentation zum Remove-Duplicates-Node.

Node 6 – Impressum laden

Ein weiterer HTTP-Request-Node lädt die Impressumsseite. Viele deutsche Websites verwenden den Pfad /impressum:

• Methode: GET
• URL: https://{{ $json.domain }}/impressum
• Response Format: Text, das Ergebnis landet im Feld data
• Settings: On Error auf Continue (using error output)

Firmen mit abweichendem Pfad laufen über den Fehlerausgang. Für diese Fälle laden Sie die Startseite, suchen mit dem HTML-Node über den Selektor a[href*="impressum"] den Link und rufen ihn in einem zweiten Schritt auf. Bauen Sie vor diesem Node einen Loop-Over-Items-Node mit kleinen Batches und einen Wait-Node ein, damit Sie fremde Server nicht mit vielen parallelen Anfragen belasten.

Node 7 – E-Mail-Adressen extrahieren

Der Code-Node im Modus Run Once for Each Item zieht Adressen aus dem HTML und verbindet sie mit den Firmendaten aus Node 4:

const html = $json.data || '';
const text = html.replace(/<[^>]+>/g, ' ');
const treffer = text.match(/[A-Z0-9._%+-]+@[A-Z0-9.-]+\.[A-Z]{2,}/gi) || [];
const emails = [...new Set(treffer.map(e => e.toLowerCase()))]
  .filter(e => !e.startsWith('noreply') && !e.startsWith('datenschutz'));
const firma = $('Edit Fields').item.json;
return { json: { ...firma, email: emails[0] || null, emails_gefunden: emails.length } };

Passen Sie den Node-Namen in $('Edit Fields') an Ihre Benennung an. Manche Impressen schreiben Adressen in verschleierter Form, etwa mit [at] statt @. Solche Fälle bleiben leer und gehen in die manuelle Nachbearbeitung.

Node 8 – E-Mail verifizieren

Für die Verifizierung nutzen Sie den Hunter-Node mit der Operation zur Prüfung der Zustellbarkeit oder einen HTTP-Request-Node:

• Methode: GET
• URL: https://api.hunter.io/v2/email-verifier
• Query Parameter: email mit dem Wert {{ $json.email }}, n8n kodiert ihn automatisch
• Authentifizierung: Header Auth mit dem Header X-API-KEY

Schalten Sie davor einen If-Node, der nur Items mit vorhandener Adresse weitergibt. Die Antwort enthält unter data.status den Prüfstatus. Hunter nennt in der Dokumentation Ratenlimits pro Sekunde und Minute, die kleinen Batches aus Node 6 halten Sie sicher darunter. Hintergründe zu Bounces und Verifizierung erklärt der Ratgeber E-Mail-Adressen finden.

Node 9 – Switch nach Prüfstatus

Der Switch-Node verteilt die Items anhand von {{ $json.data.status }} auf drei Ausgänge:

• valid: Firma mit Adresse und Vermerk geprüft ins CRM
• accept_all, webmail oder unknown: Firma ins CRM, Adresse mit Vermerk ungeprüft
• invalid oder disposable: Firma ins CRM, Adresse verwerfen

Da die Hunter-Antwort die Firmendaten nicht enthält, holen Sie diese per $('Code').item.json zurück oder führen beide Datenströme mit einem Merge-Node zusammen. Ein klarer Status je Datensatz ist die Grundlage für dauerhafte List Hygiene.

Node 10 – Übergabe ans CRM

Legen Sie Firmen nie blind an. Suchen Sie zuerst, dann entscheiden Sie:

• HubSpot: Der HubSpot-Node bietet für Unternehmen die Suche nach Domain. Findet er einen Treffer, aktualisieren Sie das Unternehmen, sonst legen Sie es an. Kontakte legt die Operation Create/Update anhand der E-Mail-Adresse an oder aktualisiert sie.
• Pipedrive: Suchen Sie die Organisation über die Search-Operation nach dem Namen oder einem eigenen Feld für die Domain, legen Sie sie bei Bedarf an und erzeugen Sie anschließend einen Lead, der mit der Organisation verknüpft ist.

Schreiben Sie Herkunft und Datum als eigene Felder mit, etwa quelle mit dem Wert Google Maps und angereichert_am mit {{ $now.toFormat('yyyy-MM-dd') }}. Das hilft bei Auskunftsanfragen und bei späteren Auswertungen. Welches CRM besser zu Ihrem Team passt, vergleicht der Ratgeber Pipedrive vs. HubSpot.

Node 11 – Fehlerbehandlung

Automatisierte Abläufe scheitern irgendwann, etwa an einem abgelaufenen Token, einer geänderten API oder einer nicht erreichbaren Website. Planen Sie das von Anfang an ein:

1. Retry On Fail in den Node-Einstellungen der API-Nodes aktivieren, mit mehreren Versuchen und Wartezeit dazwischen.
2. On Error bei unkritischen Nodes wie dem Impressum-Abruf auf Continue (using error output) stellen, damit ein einzelner Fehler nicht den ganzen Lauf stoppt.
3. Error-Workflow anlegen, der mit dem Error Trigger beginnt, und ihn in den Workflow-Einstellungen hinterlegen. Laut n8n-Dokumentation startet er nur bei automatischen Ausführungen, nicht bei manuellen Tests.

Die Fehlermeldung enthält unter anderem den Workflow-Namen, den zuletzt ausgeführten Node und die Ursache:

Workflow {{ $json.workflow.name }} fehlgeschlagen
Node {{ $json.execution.lastNodeExecuted }}
Fehler {{ $json.execution.error.message }}
Link {{ $json.execution.url }}

Kosten im Blick behalten

Baustein	Abrechnung	Stellschraube
n8n self-hosted	Server, Domain, Wartungszeit	Kleine Instanz genügt für diesen Workflow
n8n Cloud	Tarif nach Workflow-Ausführungen	Mehrere Firmen pro Ausführung verarbeiten
Apify	Pro gefundenem Ort, Zusatzfunktionen extra	Trefferzahl begrenzen, Filter nachträglich anwenden
Verifizierungs-API	Credits pro Prüfung	Nur Items mit gefundener Adresse prüfen
CRM	Lizenzen pro Nutzer	Keine Zusatzkosten durch den Workflow selbst

Starten Sie mit einem Testlauf von wenigen Firmen und rechnen Sie die tatsächlichen Kosten pro angereichertem Lead aus. Preise ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand bei den jeweiligen Anbietern.

Recht kurz

Der Workflow verarbeitet personenbezogene Daten, sobald Namen oder personalisierte Adressen im Spiel sind. Dokumentieren Sie eine Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, informieren Sie Betroffene nach Art. 14 DSGVO und legen Sie Löschfristen fest. Eine verifizierte E-Mail-Adresse ist keine Einwilligung: Werbe-E-Mails erfordern nach § 7 UWG auch im B2B eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Die ausführliche Einordnung bietet der Ratgeber Web Scraping – was ist erlaubt. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.

Fazit

Mit rund einem Dutzend Nodes wird aus einem Suchbegriff eine bereinigte, geprüfte und dublettenfreie Firmenliste im CRM. Der Workflow spart vor allem Recherchezeit und sorgt für gleichbleibende Datenqualität, weil jeder Datensatz dieselben Schritte durchläuft. Testen Sie mit kleinen Läufen, bauen Sie die Fehlerbehandlung von Anfang an ein und erweitern Sie den Ablauf erst danach, etwa um Lead Scoring oder weitere Datenquellen. Wie sich solche Automatisierungen in Ihre CRM-Strategie einfügen, zeigt die Übersicht Marketing Automation und CRM.